Service d’Animation et Visio pour vos Assemblées Générales

Animateur - Hugues Hancotte
Conseiller - Yves Martin

La nouvelle loi des asbl renforce la responsabilité des administrateurs et est plus drastique sur l’organisation des Assemblées Générales en terme de procédure et de secrétariat (Ordre du jour, prise de décisions, gestion des procès-verbaux, publications et autres).

De plus en plus d’associations prévoient dans leurs statuts que les membres puissent assister aux Assemblées générales en visioconférence et compte tenu des événements, cette possibilité est offerte même si cette procédure n’est pas inscrite dans les statuts.

La situation sanitaire a accéléré le mouvement et beaucoup d’associations ont dû recourir à ce processus pour les AG de 2020 et on fait face à la complexité de ce type d’organisation.

Depuis le législateur à défini le cadre et les procédures pour que ces assemblées soient valables.

Ce cadre défini la manière dont doivent se dérouler la préparation, les débats et les prises de décision pour garantir leur validité.

Cela implique une préparation, une gestion et une logistique plus complexe qu’il peut y paraître.

Un ensemble de logiciel permettent d’organiser des visioconférences avec un grand nombre de participants et des possibilités de partages de documents pour illustrer les propos ou débats.

Gérez ces outils demande une préparation très structurée de la réunion et un savoir-faire en termes de gestion de la parole et gestion de la technique qui n’est pas toujours à la portée de tous.

Avec ces contraintes, il devient difficile pour le Président d’animer les débats, de gérer l’aspect technique et la légalité du processus.

Notre association est spécialisée en conseil, en formation et dans l’implémentation de techniques d’intelligence collective et de gouvernance participative dans les organisations.

Hugues, un de nos facilitateurs rodé aux techniques d’animation en visioconférence, et  Yves, notre spécialiste du secteur associatif culturel, vous accompagnement pour que vos Assemblées Générales se déroulent de manière fluide tout en respectant les prescrits légaux.

Cet accompagnement comprend la réunion de préparation de l’AG avec votre Conseil d’administration ou avec l’organe de gestion (bureau du CA) au moins 18 jours avant votre AG, pour que l’envoi de la convocation se fasse dans le délais imparti.

Cette réunion consiste à établir l’ordre du jour, préparer des documents à transmettre, vérifier ce qui est prévu par les statuts au niveau du quorum et mode de convocation, établir les procédures d’identification des membres connecté et l’organisation des votes, préparer la technique pour la projection des documents utiles et d’animation des débats, organiser la gestion du temps.

Une AG peut se passer avec tous les participants en visioconférence ou avec une partie des membres en présentiel et l’autre partie en visioconférence.

Le premier cas est déjà un défi en terme de gestion de la parole et en organisation des débats, mais le deuxième cas entraine une complexité technique importante pour que les personnes présentes en visioconférence puissent entendre les personnes présentes, et inversement.

Cela demande aussi une méthodologie claire sur la manière de voter selon qu’on soit présent physiquement ou pas pour assurer la validité des décisions prises.

Si vous n’êtes pas équipé pour la gestion du son et de l’image, nous collaborons avec des techniciens et des locaux équipés.

Vous êtes confrontés à ces questions ? votre AG s’approche et vous n’avez pas encore préparé son organisation ?

Contactez-nous pour une offre adaptée à votre situation.

X